イライラさせないビジネスメールの書き方【シンプルイズベスト】

思ったことをそのまま整理せずメールを送ると、相手に思いが伝わらず悩ませたり、イライラさせることもあります。「読みづらいよ。」と言ってくれる相手なら良いですが、人によっては相手にされなくなったり…

ビジネスメールは思いを文字にしただけではダメです。たった１通のメールでもあなたの印象は大きく変わります。

そこで今回はイライラさせないビジネスメールの書き方をご紹介します。

イライラさせないビジネスメールの書き方

イライラさせるメールとはいったいどんなメールでしょうか。実は、話が長いと感じるのと共通点があります。

話す言葉、書く文字と用途は違いますが、相手を意識せず思いのまま伝える。という意味では同じです。代表的なもので、何が悪くてどうすれば良くなるのか解説します。


いずれも文章を作るときに意識すれば相手に伝わりやすくなり、イライラが減るのは間違いありません。

ムダに長いのは短くする

思ったままの気持ちを文章にしてはいけません。ムダな言葉も一緒になって読みづらいです。


ムダな言葉が散らばってます。次の手順でスッキリさせましょう。


まずは思いのままに書き出してみます。そのあとに整理をしていきましょう。この文章は話し言葉をそのまま書いただけですが、話が長い人の特徴が出てます。

意味の無いムダな言葉を省く

何の意味もない言葉があります。普段の口癖と感じるムダに長い文章です。言い回しを変えればスッキリします。


言葉の表現が変わっただけで意味はまったく同じです。

短く伝わりやすい言い回しに変える

話し言葉は感情を含めた表現で長くなりやすいです。要点だけにしぼった言葉にすればさらにスッキリします。


いかがですか。始めと比べると同じ意味ですが、文字数は半分くらいになりました。


言葉の表現を変えるだけで文章はスッキリして読みやすくなります。文章のムダをなくしスッキリさせると相手への伝わりやすさは格段にアップします。


このポイントを押さえて意識しておきましょう。

整理してない文章は使わない

整理してない文章は相手が読みづらいので使ってはいけません。


「問題ありません」と「良かった」の違いは何？ムダな表現もありますが、整理されてないと文章が長すぎて読む気がしません。


文章を整理してスッキリさせれば何を伝えたいのか改めてわかります。整理されてないメールを送るのは相手にとって失礼です。

長い文章をスッキリさせるコツを詳しくまとめてるので、こちらもあわせてご覧ください。

１つの文章に色んなことを混ぜない

１つの文章に色んなことを混ぜてはいけません。


確認なの？実施するの？返信いるの？相手を悩ませるとイライラさせることにつながります。


この文章には２つの要素があり、別にすれば相手に伝わりやすくなります。１つの文章に色んなことを混ぜると何が伝えたいのかわかりません。


事前に確認を行った後に実施する連絡をします。依頼する内容が違うときはメールを分けましょう。

気軽な相手ならここまでしなくても良いですが、お客さんや上司に送るメールなら意識しましょう。

させて頂くは使わない

「頂く」を違う意味で使うと非常に読みづらい文章になります。


頂けます？頂きます？メールの内容が頭に入ってきません。


伝えたいことはまったく別ですが、表現が似てるので相手を悩ませます。相手に伝わりやすい別の表現に変えてみましょう。


「～する」を丁寧な表現に変えた「～させて頂く」と「欲しい」を意味する「～を頂く」が混ざると読みづらいです。こんなときには「～致します」を使えば伝わりやすくなります。

「させて頂く」を「致します」にすれば相手がする行動とわかるのでスッキリして読みやすくなります。

へりくだりすぎるのはダメ

相手に失礼がないように。と思いへりくだることはあっても、やりすぎはいけません。


控えめな態度だから嫌がられないはず。は間違ってます。まわりくどい表現が思いとは逆に相手をイライラさせます。


メールに考え方の特徴が出てますが、相手からすれば面倒なメールの１つです。この人に任せると心配だよと思われます。


相手に不安要素を感じさせないように短く伝える。ムダに長い言葉は省きます。同じ内容でも相手の印象は大きく変わります。

まとめ

メールがつい長くなってしまうと感じたら、自分のメールを一度見なおしてみてはいかがでしょうか。

少しでも参考になれば嬉しいかぎりです。ムダに長いメールは相手をイライラさせます。

というわけで、メールのムダに気づけば良い結果につながるはずです。


最後までご覧頂き、ありがとうございました。

・話がつまらないのはなぜ？
・話が長いと言われるのはなぜ？