イライラさせないビジネスメールの書き方【シンプルイズベスト】

投稿日:2022年11月17日 |最終更新日:

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ついついメールが長くなってしまう。短くする方法ないかな?


思ったことをそのまま整理せずメールを送ると、相手に思いが伝わらず悩ませたり、イライラさせることもあります。「読みづらいよ。」と言ってくれる相手なら良いですが、人によっては相手にされなくなったり…

ビジネスメールは思いを文字にしただけではダメです。たった1通のメールでもあなたの印象は大きく変わります。

そこで今回はイライラさせないビジネスメールの書き方をご紹介します。

イライラさせないビジネスメールの書き方

イライラさせるメールとはいったいどんなメールでしょうか。実は、話が長いと感じるのと共通点があります。

話す言葉、書く文字と用途は違いますが、相手を意識せず思いのまま伝える。という意味では同じです。代表的なもので、何が悪くてどうすれば良くなるのか解説します。

  • ムダに長いのは短くする
  • 整理してない文章は使わない
  • 1つの文章に色んなことを混ぜない
  • させて頂くは使わない
  • へりくだりすぎるのはダメ

いずれも文章を作るときに意識すれば相手に伝わりやすくなり、イライラが減るのは間違いありません。

ムダに長いのは短くする

思ったままの気持ちを文章にしてはいけません。ムダな言葉も一緒になって読みづらいです。

登録できないようにするということで良かったでしょうか?

ムダな言葉が散らばってます。次の手順でスッキリさせましょう。

  1. 意味の無いムダな言葉を省く
  2. 短く伝わりやすい言い回しに変える

まずは思いのままに書き出してみます。そのあとに整理をしていきましょう。この文章は話し言葉をそのまま書いただけですが、話が長い人の特徴が出てます。

意味の無いムダな言葉を省く

何の意味もない言葉があります。普段の口癖と感じるムダに長い文章です。言い回しを変えればスッキリします。

  • 登録できないようにするということで良かったでしょうか?
  • 登録できなくて良かったでしょうか?

言葉の表現が変わっただけで意味はまったく同じです。

短く伝わりやすい言い回しに変える

話し言葉は感情を含めた表現で長くなりやすいです。要点だけにしぼった言葉にすればさらにスッキリします。

  • 登録できなくて良かったでしょうか
  • 登録できなくて良いですか

いかがですか。始めと比べると同じ意味ですが、文字数は半分くらいになりました。

  • 登録できないようにするということで良かったでしょうか?
  • 登録できなくて良いですか?

言葉の表現を変えるだけで文章はスッキリして読みやすくなります。文章のムダをなくしスッキリさせると相手への伝わりやすさは格段にアップします。

  • ムダがないか気づく
  • スッキリした文章を知る

このポイントを押さえて意識しておきましょう。

整理してない文章は使わない

整理してない文章は相手が読みづらいので使ってはいけません。

確認させて頂きたい内容があります。先日に送付した議事録の内容は問題ありませんでしょうか?次回の打ち合わせはいつも通り来週の火曜日で良かったでしょうか?

「問題ありません」と「良かった」の違いは何?ムダな表現もありますが、整理されてないと文章が長すぎて読む気がしません。

【確認事項】
先日に送付した議事録に不備がないか?
次回の打ち合わせ日程:来週の火曜日

文章を整理してスッキリさせれば何を伝えたいのか改めてわかります。整理されてないメールを送るのは相手にとって失礼です。

長い文章をスッキリさせるコツを詳しくまとめてるので、こちらもあわせてご覧ください。


1つの文章に色んなことを混ぜない

1つの文章に色んなことを混ぜてはいけません。

本日の16時から打ち合わせをさせて頂いてもかまわないでしょうか?

確認なの?実施するの?返信いるの?相手を悩ませるとイライラさせることにつながります。

  • 日程の確認をする
  • 打ち合わせを行う

この文章には2つの要素があり、別にすれば相手に伝わりやすくなります。1つの文章に色んなことを混ぜると何が伝えたいのかわかりません。

  1. 【事前確認】
    打ち合わせを行うので可能な日程を教えて下さい。
    ・11月20日
    ・11月21日
  2. 【実施連絡】
    11月20日の16時から打ち合わせを行います。

事前に確認を行った後に実施する連絡をします。依頼する内容が違うときはメールを分けましょう。

気軽な相手ならここまでしなくても良いですが、お客さんや上司に送るメールなら意識しましょう。

させて頂くは使わない

「頂く」を違う意味で使うと非常に読みづらい文章になります。

見積りの資料を頂けますか。
中身を確認後、連絡させて頂きます。

頂けます?頂きます?メールの内容が頭に入ってきません。

  • 資料が欲しい
  • 確認結果を連絡する

伝えたいことはまったく別ですが、表現が似てるので相手を悩ませます。相手に伝わりやすい別の表現に変えてみましょう。

見積りの資料を頂けますか。
中身の確認ができ次第、こちらから連絡致します。

「~する」を丁寧な表現に変えた「~させて頂く」と「欲しい」を意味する「~を頂く」が混ざると読みづらいです。こんなときには「~致します」を使えば伝わりやすくなります。

「させて頂く」を「致します」にすれば相手がする行動とわかるのでスッキリして読みやすくなります。

へりくだりすぎるのはダメ

相手に失礼がないように。と思いへりくだることはあっても、やりすぎはいけません。

お忙しいところ恐れ入ります。
先日送付した資料の確認はして頂けましたでしょうか。
11月20日までに返信を頂けるとありがたいのですが、お時間を作って頂けると非常に助かります。

控えめな態度だから嫌がられないはず。は間違ってます。まわりくどい表現が思いとは逆に相手をイライラさせます。

  • 何も考えずへりくだってる
  • 自信がない
  • 仕事ができない

メールに考え方の特徴が出てますが、相手からすれば面倒なメールの1つです。この人に任せると心配だよと思われます。

お忙しいところ恐れ入ります。
先日送付した資料を確認願います。
こちら都合ですが、11月20日までに返信を頂きたいです。

相手に不安要素を感じさせないように短く伝える。ムダに長い言葉は省きます。同じ内容でも相手の印象は大きく変わります。

まとめ

メールがつい長くなってしまうと感じたら、自分のメールを一度見なおしてみてはいかがでしょうか。

少しでも参考になれば嬉しいかぎりです。ムダに長いメールは相手をイライラさせます。

というわけで、メールのムダに気づけば良い結果につながるはずです。



整理してムダを省けばイライラさせることはありません。


最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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