【わかりにくいと読まれない】ビジネスメールで相手に伝わる書き方

投稿日:2022年11月15日 |最終更新日:

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メールの内容がわからない。何が言いたいんだ?


わからないって言われても、書いてるとおりなんだけど。もっとよく読んでくれよ。
何が悪いのかわからない。どこをどのように直せばいいんだろ。

このように思ったり悩んでいませんか?

ビジネスメールは思いを文字にしただけではダメです。わかりづらいメールはあなたの印象を悪くします。

そこで今回はビジネスメールで注意すべき点をご紹介します。

ビジネスメールで相手に伝わる書き方

まず始めに知って頂きたいのは、メールは読まないことがあるという事実です。

迷惑メールを受け取った経験があればイメージしやすいでしょう。メールの件名を見て関係ないや。と感じれば開封もせずスルー、もしくはゴミ箱行き。

メールを捨てた相手が悪いんじゃないの?と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。郵便ポストに広告チラシがあって、まとめて捨てた覚えありませんか。それと同じです。

多忙な人は特にメールが多く、それに費やす時間は少ないです。だから、メールは相手に読まれるように工夫してあげる必要があります。

意識しておくポイントは次の2つです。

  • 件名だけで用件がわかるように書く
  • 要点を絞り込みシンプルな内容で書く

それぞれどのようにすれば良いか、解説していきますね。

件名だけで用件がわかるように書く

ビジネスメールでは件名がとても重要です。件名で必要ないと感じれば本文も読みません。それでは、セミナー研修の案内を連絡するメールを送ってみましょう。

おつかれさまです。セミナー研修のご案内です。

どこに問題があるの?と感じるかもしれませんが、これは悪い例です。

「おはようございます」や「お世話になっております」などのあいさつをつけると件名が長くなり、読まれなくなる可能性が高くなります。用件だけを整理しひと目でわかるものにしましょう。

【要返信 期限:11/20】セミナー会議のご案内

いかがでしょうか。件名には伝えたい要件と返信が必要ならそれもあわせて書きましょう。先ほどの例と比べると、文字数はほぼ同じですが、伝えたい内容は凝縮され増えてます。

大切な事項であれば【重要】、お願いするなら【依頼】と一言添えてあげれば相手の印象が大きく変わります。

要点を絞り込みシンプルな内容で書く

続いて本文ですが、文章が長く読みづらいものは相手をイライラさせます。

セミナー会議は12月10日の13時から開催予定で1時間ほどの内容となっています。
参加方法は本社かZOOMでのオンライン会議のいずれかを予定しており、ZOOMのURLは開催の1週間ほど前になれば改めて通知致します。
参加する場合は11月20日までに参加方法をあわせて返信して下さい。

相手に伝えたい内容を思ったままに書いてるのでわかりづらいです。本文を書くときに注意すべき点は2つあります。

  • カテゴリ分け
  • 箇条書き

これらを意識すれば相手に伝わりやすい内容となります。

12月に開催されるセミナー会議の案内です。

【セミナー会議】
日程:12月10日
時間:13時~14時
参加方法:本社、ZOOM(オンラインで参加)のいずれか
      ※ZOOMのURLは開催の1週間ほど前に通知します。

【依頼事項】
 下記内容を返信願います。
 ・参加する/参加しない
 ・参加方法(本社/ZOOM)
  ※参加しない場合は不要
 
 返信の期限:11月20日
  参加しない場合でもご連絡ください。

先ほどの文章と比べるとわかりやすくなっていませんか?

カテゴリ分け

文章の構成で大きく分類できるものがないか考えます。そして、分類できるものがあれば分けましょう。この例では会議の案内と依頼事項は大きく異なるので分けました。

会議の詳細も説明するなら【会議の詳細】の項目を新たに追加すれば良いでしょう。

箇条書き

できるだけ短くまとめるのが大切です。思いをそのまま言葉にするのではなく、必要な内容だけを整理します。

箇条書きのコツは区切れるもの区切り、別の項目とします。文章が長く続くと読み手は疲れます。この例だと日程と時間と参加方法はそれぞれ別の項目としています。日程と時間はあわせても良いですが、そのあたりは好みなのでどちらでも構いません。

重複する言い回しはできるだけ省く
案内なら未来なので予定となります。説明にいくつも予定と入ると読みづらいので省きましょう。

あやふやな表現は良くない
予定で変わるかもしれない内容でも言い切りましょう。1時間を予定しているが、結果的には終わる時間が前後することもあります。

それを1時間を予定していますが…と続けるとムダに長くなります。それよりも1時間と言い切った方がスッキリします。

返信が欲しいときの注意点

かならずではありませんが、意識した方が良いポイントを紹介します。

期限を設ける
返事が欲しいなら期限を設けましょう。期限がなければ後回しになって、そのまま忘れ去られたりします。

サンプルをつける
できるだけ相手の手間を取らせなくする意識しましょう。サンプルがないとムダな時間を取ります。テンプレートを用意し、必要な箇所だけの編集なら時間も最小限におさえれます。

参加する人だけはやめるべき
対象の人数が複数いるとき、参加する人だけ返信下さい。とすると、参加者が漏れる可能性があります。

  • 参加しない
  • 読んでない
  • 返信し忘れ

返信がなくても、後者の2つなら参加する意思があるかもしれません。このような漏れを防ぐ方法があります。選択した内容に関係なく返信して欲しいと伝えれば漏れは防げます。ただ、依頼する人も返信する人も作業の負担が増えるのでご注意を!

参加の方が少ないと予想されるなら参加する人は返信するように伝え、「返信がなければ不参加と判断させて頂きます。」と一言添えてあげても良いです。状況に応じて使い分けましょう。

まとめ

メールが何を伝えたいのかわからない。と言われた経験があるなら、一度見直してみてはいかがでしょうか。自分の思いをそのまま言葉にしていませんか?

どこか改善すべき点が見つかれば嬉しいかぎりです。メールで長い文章を書いても相手に伝わらなければ意味がありません。

というわけで、相手の気持ちがわかればより良い結果につながるはずです。



シンプルにわかりやすい内容にすれば読んでもらえるし、思いは伝わります。


最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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