
メールの内容がわからない。何が言いたいんだ?
わからないって言われても、書いてるとおりなんだけど。もっとよく読んでくれよ。
何が悪いのかわからない。どこをどのように直せばいいんだろ。
このように思ったり悩んでいませんか?
ビジネスメールは思いを文字にしただけではダメです。わかりづらいメールはあなたの印象を悪くします。
そこで今回はビジネスメールで注意すべき点をご紹介します。
ビジネスメールで相手に伝わる書き方

迷惑メールを受け取った経験があればイメージしやすいでしょう。メールの件名を見て関係ないや。と感じれば開封もせずスルー、もしくはゴミ箱行き。
メールを捨てた相手が悪いんじゃないの?と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。郵便ポストに広告チラシがあって、まとめて捨てた覚えありませんか。それと同じです。
多忙な人は特にメールが多く、それに費やす時間は少ないです。だから、メールは相手に読まれるように工夫してあげる必要があります。
意識しておくポイントは次の2つです。
- 件名だけで用件がわかるように書く
- 要点を絞り込みシンプルな内容で書く
それぞれどのようにすれば良いか、解説していきますね。
件名だけで用件がわかるように書く

おつかれさまです。セミナー研修のご案内です。
どこに問題があるの?と感じるかもしれませんが、これは悪い例です。
「おはようございます」や「お世話になっております」などのあいさつをつけると件名が長くなり、読まれなくなる可能性が高くなります。用件だけを整理しひと目でわかるものにしましょう。
【要返信 期限:11/20】セミナー会議のご案内
いかがでしょうか。件名には伝えたい要件と返信が必要ならそれもあわせて書きましょう。先ほどの例と比べると、文字数はほぼ同じですが、伝えたい内容は凝縮され増えてます。
大切な事項であれば【重要】、お願いするなら【依頼】と一言添えてあげれば相手の印象が大きく変わります。
要点を絞り込みシンプルな内容で書く

セミナー会議は12月10日の13時から開催予定で1時間ほどの内容となっています。
参加方法は本社かZOOMでのオンライン会議のいずれかを予定しており、ZOOMのURLは開催の1週間ほど前になれば改めて通知致します。
参加する場合は11月20日までに参加方法をあわせて返信して下さい。
参加方法は本社かZOOMでのオンライン会議のいずれかを予定しており、ZOOMのURLは開催の1週間ほど前になれば改めて通知致します。
参加する場合は11月20日までに参加方法をあわせて返信して下さい。
相手に伝えたい内容を思ったままに書いてるのでわかりづらいです。本文を書くときに注意すべき点は2つあります。
- カテゴリ分け
- 箇条書き
これらを意識すれば相手に伝わりやすい内容となります。
12月に開催されるセミナー会議の案内です。
【セミナー会議】
日程:12月10日
時間:13時~14時
参加方法:本社、ZOOM(オンラインで参加)のいずれか
※ZOOMのURLは開催の1週間ほど前に通知します。
【依頼事項】
下記内容を返信願います。
・参加する/参加しない
・参加方法(本社/ZOOM)
※参加しない場合は不要
返信の期限:11月20日
参加しない場合でもご連絡ください。
【セミナー会議】
日程:12月10日
時間:13時~14時
参加方法:本社、ZOOM(オンラインで参加)のいずれか
※ZOOMのURLは開催の1週間ほど前に通知します。
【依頼事項】
下記内容を返信願います。
・参加する/参加しない
・参加方法(本社/ZOOM)
※参加しない場合は不要
返信の期限:11月20日
参加しない場合でもご連絡ください。
先ほどの文章と比べるとわかりやすくなっていませんか?
カテゴリ分け
文章の構成で大きく分類できるものがないか考えます。そして、分類できるものがあれば分けましょう。この例では会議の案内と依頼事項は大きく異なるので分けました。会議の詳細も説明するなら【会議の詳細】の項目を新たに追加すれば良いでしょう。
箇条書き
できるだけ短くまとめるのが大切です。思いをそのまま言葉にするのではなく、必要な内容だけを整理します。箇条書きのコツは区切れるもの区切り、別の項目とします。文章が長く続くと読み手は疲れます。この例だと日程と時間と参加方法はそれぞれ別の項目としています。日程と時間はあわせても良いですが、そのあたりは好みなのでどちらでも構いません。
それを1時間を予定していますが…と続けるとムダに長くなります。それよりも1時間と言い切った方がスッキリします。
返信が欲しいときの注意点
かならずではありませんが、意識した方が良いポイントを紹介します。- 参加しない
- 読んでない
- 返信し忘れ
返信がなくても、後者の2つなら参加する意思があるかもしれません。このような漏れを防ぐ方法があります。選択した内容に関係なく返信して欲しいと伝えれば漏れは防げます。ただ、依頼する人も返信する人も作業の負担が増えるのでご注意を!
参加の方が少ないと予想されるなら参加する人は返信するように伝え、「返信がなければ不参加と判断させて頂きます。」と一言添えてあげても良いです。状況に応じて使い分けましょう。
まとめ

どこか改善すべき点が見つかれば嬉しいかぎりです。メールで長い文章を書いても相手に伝わらなければ意味がありません。
というわけで、相手の気持ちがわかればより良い結果につながるはずです。

シンプルにわかりやすい内容にすれば読んでもらえるし、思いは伝わります。
最後までご覧頂き、ありがとうございました。
・イライラさせないビジネスメールの書き方
・話がつまらないのはなぜ?
・話が長いと言われるのはなぜ?