「仕事ができない人」と言われ悩んでない?【3つの手順で改善!】

投稿日:2022年11月1日 |最終更新日:

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おまえは仕事ができないなぁ



そんなこと言われても仕事がありすぎるんだけど(汗)


こんな経験ありませんか?いくら頑張っても仕事が終わる気配がない。それより仕事が多すぎるんじゃないのか!と感じる。

  • 要領が悪い
  • 生産性が低い

これらも同じ意味です。そもそも「仕事ができるって何?」となりますよね。そのあたりの意味と改善する方法を解説していこうと思います。

「仕事ができない」ってなに?

「仕事ができない」とは「生産性が低い」とイコールです。生産性ではピンとこないので説明します。

生産性とは「時間やお金などの投入に対しての生産量を求める値。いわゆる生産力」です。計算式なら、こんな感じ。

生産性 = 生産量 ÷ 時間

製造する商品数におきかえればイメージしやすいです。1日の製造量と1日を8時間として計算してみましょう。

16個 ÷ 8時間 = 2個 … 低い
32個 ÷ 8時間 = 3個 … 普通
48個 ÷ 8時間 = 4個 … 高い

それぞれが1時間あたりに製造できる数なら計算結果が生産性となります。1日の生産力を3個が普通としたら、2個は生産性が低く4個が高いです。

それでは、デスクワークを例にしてみましょう。

  • 「生産量」 → 「1日にやるべき仕事量」
  • 「生産性」 → 「1時間にこなせる仕事量」

表現と計算式の並びをかえてみます。

「1時間にこなせる仕事量」 = 「1日にやるべき仕事量」  ÷ 時間
「1日にやるべき仕事量」  = 「1時間にこなせる仕事量」 × 時間

1日にやるべき仕事量があり、生産性が低いとどうなる?1日の仕事量を1000、1日を8時間とします。

1日の仕事量生産性時間
100010010時間
10001258時間
10002004時間

8時間で終わる作業を普通の生産性としたら125が基準です。生産性が低い100なら10時間で2時間の残業が発生します。つまり、仕事で生産性が低いとは「仕事の量に対して時間を使いすぎ」となります。

生産性が低いとどうなる?

経営者視点での考え方です。

  • ムダな残業代が発生し、原価が増えて利益が減る。
  • 仕事が遅い(生産性が低い)から評価が悪い。

結果的に生産性が低い人には仕事が任せれません。

生産性を上げる方法は?

続いて生産性を上げる方法です。

生産性を上げるには3つの手順を進めていきます。

  1. タスクの整理
  2. タスクを減らす
  3. 優先順位付け

タスクの整理

まずはタスクの管理から始めてみましょう。自分に与えられた仕事を整理します。

全体像が見えないと、遅れてるか判断できません。見える化しないと感覚論でしかないです。

実施より計画が重要

報告する直前でタスクの整理は遅いです。

「目の前の仕事に手いっぱいでタスク整理ができない」

こんな意見があります。

実は、この考え方間違っています。仕事が手いっぱいだからこそタスク整理を事前に済ませる。のが正しいです。

タスク整理をしたら他の人に頼めるタスクがあるかもしれません。自分が担当の仕事は自分がやらないといけないと抱え込むのは間違っています。

すぐに終わるものはタスク化しない

タスクの整理で注意する点はタスクにする必要がないもの、たとえば数秒で返信できるメール作業はタスクにしません。

理由は簡単。タスクの整理には時間を使います。少しの時間でも、積もると大きな時間になります。

タスクを減らす

生産性を上げる別の方法があります。先ほどの計算式をもう一度見てみましょう。

「1日にやるべき仕事量」  = 「1時間にこなせる仕事量」  × 時間

「1時間にこなせる仕事量を増やす」を目的としてたけど、実は「1日にやるべき仕事量」の達成が本当の目的です。

「1時間にこなせる仕事量を増やす」を上げるのは目的達成の一つのやり方であり、目標です。

タスクを減らす方法は?

仕事のやり方を見直すとムダに時間を使ってる作業が隠れてます。作業効率が上がる作業がないか探してみましょう。

  • 面倒な手作業をパソコンを活用して改善
  • 定例的な作業のテンプレートを作成する

他には人に作業を任せて自分の作業を減らすのも一つのやり方です。

注意点は自分がやりたくないから他の人に任せる。ではなく仕事量が多くて無理という理由です。そのときには説得材料として、タスクごとにかかる作業時間を数値化する必要があります。

優先順位付け

タスクの整理のあとは優先順位をつけます。

  • 本日中にやるべき仕事は最優先
  • 明日以降で間に合う仕事は期限や仕事量で判断

優先順位をつけたら作業を終える順番のミスは減らせます。

明日の対応で間に合う仕事を作業中で、本日中にやるべき仕事を見過ごしていた。

まとめ

仕事ができる人になるには、まずタスクの整理から始めてみましょう。

資料を持ってきてと頼まれたら、あなたはどちらの机から探しますか?

  • 散らかってる机から探す
  • 整理されてる机から探す

間違いなく後者を選ぶでしょう。仕事も同じです。頭の中にある見えないイメージを見える化して整理すれば得られるものは多いです。

生産力を大幅に上げたいなら、経験を積み重ねて仕事のスピードを上げるしかありません。でもすぐに身につくものではありません。



タスクの整理をして明日で間に合う仕事をやめれば「仕事ができる人」に一歩近づけますよ。


最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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