ほうれんそうで注意すべき5つのポイント【求められるものを知る】

投稿日:2022年11月18日 |最終更新日:

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ほうれんそうは仕事の基本だけど、できてるかな?


相手が考える意図を理解していない、自分の思いが伝わらないと仕事はやりづらいです。

そんな問題は、ビジネスのほうれんそうを使えば解決できます。結果的にムダな時間は減り効率アップにつながります。ちゃんと使いこなせてるのかな?とお悩みなら一度ご覧ください。

今回は、ほうれんそうで注意すべきポイントを紹介します。

ほうれんそうで気をつける5つのポイント

ほうれんそうとは「報告」「連絡」「相談」の頭文字を取った用語です。

  • 報告
  • 連絡
  • 相談

ビジネス研修や社会人の基礎知識です。これができれば仕事の効率も良くなり、限られた時間でよりたくさんの作業ができます。

もし報告や連絡のメールや会話で続くやり取りがあれば相手の求める報告、連絡して欲しい内容が足りてないかもしれません。

どんな点を注意すれば十分に活用できるか解説していきます。

報告とは?

報告とは、指示された業務の経過や結果を上長へ知らせることです。

  • 定量的な表現を用いる
  • 求められた結果だけを伝える

報告では、どんな報告を求められてるか知るのが大切です。

定量的な表現を用いる

程度を表す表現には大きい、小さい、早い、遅いなどありますが、人によって感じ方は違います。

  • 資料作成が少し遅れている。
  • 資料作成が1日分遅れている。

報告だけではなく、誰かに情報を伝えるときは、自分の感覚ではなく客観性を持たせた定量的な表現を用いるようにしましょう。

定量的な表現とは、誰が見ても同じ数値や大きさです。仕事量だと数値化すればわかりやすいです。

10ページの作業のうち、2ページが残ってます。
1日で8ページが完了したので、残りは2時間程度を予定しています。

この説明なら不明な点がなく納得してもらえます。

求められた結果だけを伝える

報告には質問の意図があります。それが何かまず考えてみましょう。作業の進捗を問われてるなら進捗だけを報告します。

資料作成が本日終わる予定でしたが、予想外の作業が入ってきて10ページの作業の内、5ページしか終わっていません。
明日もこのままの調子だと終わりそうにないかもしれません。

作業の進捗の確認で、終わらない言い訳や今後の不安要素を伝えてます。この報告だと質問の意図が理解できてません。

10ページの作業の内、5ページが終わりました。

報告は質問の返しとなる状況や結果を伝えるだけです。悩みや困ってるなら相談しましょう。話を混ぜてはいけません。

長い文章をスッキリさせるにはコツがあります。こちらで詳しくまとめてるので、あわせてご覧ください。


連絡とは?

連絡とは、業務で必要な情報や決定事項を関係者へ知らせることです。

仕事は組織やチームで活動するのが多いです。休みの連絡など共有すべき情報は関係者へ周知しましょう。そうすれば、改めて個別に連絡する必要もありません。

仕事の現場にもよりますが、急ぎならメールより電話の連絡が良いです。メールだと相手がすぐに気づかないことも考えられます。ですが、体調不良で話すだけでもツライときもあるので状況によります。

相談とは?

相談とは、業務上での悩みや判断に困ったときに上長や有識者へ質問やアドバイスをもらうことです。

手遅れとならないように「兆候」を早めに検知できる意識を持ち、気づいたときに行いましょう。

5日間の作業があり、4日目の仕事が終わるタイミングで進捗は半分くらい。

「進捗が遅れています。あと1日では終わらないのでどうしましょう?」では遅すぎます。

さて、どうすれば良かったのでしょうか。

  • 気づいたらすぐに早く相談
  • 相談内容は丸投げしない

相談では、早めに助けを求めるのが大切です。

気づいたらすぐに早く相談

遅れそうかも。と気づいたときに相談すれば、対策は取りやすいです。

もし、残業して遅れなかったら相談する必要はなかったのでしょうか。答えはノーです。結果はどうあれ、不安があれば相談しましょう。

結果的に遅れなくても、それはたまたま運が良かっただけです。どんなに優れた人でも、仕事が多すぎると1人では終わりません。自分1人で終わらせる努力は大切ですが、終わらないと判断し助けを求めるのも大事です。

発生しそうな問題を未然に防いだり軽減できるので、気づいたときに早く相談しましょう。

相談内容は丸投げしない

相談は早いほど良いですが、何も考えずに丸投げはいけません。

納期に遅れそうです。どうしましょう?

こんな相談は他人ごとに感じられ、責任感がまったくありません。

頑張ってるけど、間に合わないからどうにか助けて下さい!と思いが感じたら「なにか助けれるなら手伝いましょう」と思いますよね。でも、投げやりな感じで遅れそう。と伝えられても助ける気にはなりません。

相談するときは何に困ってるのか。自分ではどう考えてるのかを伝えます。

  • 【悩み】
    納期に遅れそうだ
  • 【考え】
    手伝う人を用意できるか?
    期限を延ばせるか?

自分なりに考えて相談しましょう。

2日間1人の助けがあれば、予定通りに終わりそうです。だれか調達して頂けませんか。

相談する問題を本当に解決させたい気持ちがあれば、考えは出てきます。相談はダメ元でかまわないです。悩みの気持ちを相手に伝えるのが大切です。

仕事が遅れそうなときに残業は一つの解決策ですが、一人の力でしかないです。相談してチームの問題とすれば不安要素も軽減されますよね。

まとめ

ほうれんそうで注意すべきポイントをまとめました。

  • 【報告】
    定量的な表現を用いる
    求められた結果だけを伝える
  • 【連絡】
    共有すべき情報は関係者へ周知
  • 【相談】
    気づいたらすぐに早く相談
    相談内容は丸投げしない

メールのやり取りがあるなぁと感じたら、送ったメールを一度見なおしてみてはいかがでしょうか。少しでも参考になれば嬉しいかぎりです。

というわけで、ほうれんそうの使い方が理解できれば良い結果につながるはずです。



ほうれんそうが使えたら仕事はしやすくなります。


最後までご覧頂き、ありがとうございました。

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